Nasıl Ulaşılır ?
Hastanemiz yataklı servis kapısından giriş yapılarak, asansörle -1 kat seçilerek yada merdivenler kullanılarak ulaşılabilir.
Hastane zemin katında bulunmaktadır.
Birim Çalışanları:
Osman KOÇAK- Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni
Osman AKSOY - Veri Hazırlama Kontrol İşletmeni
İletişim :
0 364 225 5868 / 475-490
Görev ve Sorumluluklar:
ARŞİV PLANI
Arşiv yerleşim planı arşiv bölümünde bulundurulur. Dosyalara ulaşım yerleşim planı dâhilinde yapılır.
Arşiv planı, hasta dosyalarına kolay erişimi sağlayacak ve izlenebilir şekilde oluşturulmuştur.
ARŞİVE ERİŞİM VE İLGİLİ YETKİLENDİRME
Arşivde
görevli personel hastane idaresi tarafından arşiv bölümünde
görevlendirilir. Görevlendirilen personel dışında arşiv bölümüne giriş
çıkışlar idare tarafından belirlenir.
DOSYALARIN ARŞİVE TESLİMİ, İÇERİĞİNİN KONTROLÜ VE KABULÜ
Dosya
içeriğinde zorunlu bulunması gereken belgeler belirlenmiş olup bu
belgeler kontrol edilerek dosya arşive hazır hale getirilir. Hastaya ait
görüntüleme ve laboratuvar sonuç raporları bilgisayar ortamında
saklanmaktadır.
Dosyalar
birim personeli tarafından öncelikle Faturalama birimine teslim eder.
Daha sonra faturalama birimi TİG birimine ,TİG birimi arşiv personeline
muhteviyatı karşılıklı kontrol edilerek imza karşılığı teslim edilir.
Arşiv görevli personel tarafından dosyanın içeriği kontrol edilerek imza
karşılığı teslim alınır.
Eğer dosya içeriğinde eksiklik mevcut ise ilgili birime gönderilerek tamamlanması sağlanır.
KABUL EDİLEN DOSYALARIN ARŞİVE YERLEŞTİRİLMESİ
Hasta
dosyasına verilen numaranın sırasına göre yerleştirme yapılır.
Hastanın daha önce dosyası varsa önceki dosya ile yeni dosya
birleştirilir. Önceki sıra numarası verilir. Arşiv yerleşim planına göre
yerleşimi gerçekleştirilir.
DOSYALARIN ARŞİVDEN ÇIKIŞI
Arşiv dosyalarının birimlere tesliminde "Arşiv Evrakı İstem Formu"kullanılır.
İstem formu eksiksiz olarak doldurularak arşivden alınan dosya, teslim
alan görevli tarafından arşiv dosyası isteyen birime ulaştırılır. Birim
tarafından arşive tekrar iade edilecek dosya için aynı form üzerinde
işlemler yürütülür. Dosyaların arşive iadesinin takibi arşiv görevlileri
tarafından yapılır. İade durumunda ilgili form iade eden personele
teslim edilir.
ARŞİVE YERLEŞTİRİLEN DOSYALARIN KORUNMASI, SAKLANMASI VE İMHASI İLE İLGİLİ USUL VE ESASLAR
Arşive
kabul edilen dosyaların muhafazasının sağlanması için gerekli önlemler
alınmıştır. Bunun için düzenli olarak ısı- nem takibi yapılmaktadır.
Haşerelere karşı düzenli olarak ilaçlama yapılmaktadır. Dosyalar
yerleşim planına uygun olarak yerleştirilir. Tıbbi kayıt ve arşiv
hizmetleri yönetmeliğine göre saklanma süreleri baz alınarak saklanır.
Tıbbi
arşivde imha edilebilecek nitelikteki dokümanlar, tutanak altında imha
edilir. Tutanakta imha edilecek dokümanın ismi, doküman sıra numarası,
imha edilecek dokümanın üzerinde yazılı olan tarih (dokümanın hangi
tarihte doldurulduğunu gösteren tarih) bilgileri yer alır. İmha edilecek
dokümanlar imha işleminden önce imha komisyonu tarafından listelenir.
ADLİ VAKA DOSYALARININ YÖNETİMİ
Adli
vaka dosyaları gerekli kontrolleri yapılarak teslim alınır ve adli
arşiv bölümünde muhafaza edilir. Savcılık tarafından resmi yazı ile
istenen evrakların onaylı fotokopisi resmi posta sistemi ile gönderilir.
Dosyanın aslı istenmiş ise işlem sonunda kuruma iadesi takip edilir.
Tüm bu işlemler adli sicil birimi çalışanları tarafından yürütülür. Adli vakalara ilişkin tüm tahlil, tetkik sonuçları ile her türlü kayıt, dokümanlar ve hasta dosyaları kurumumuz
arşivinde muhafaza edilmek üzere sıraya konur. Adli Vaka dosyalarının
üzerine, girişi yapıldıktan sonra bilgi mahremiyeti göz önünde
bulundurularak, kırmızı renkli ADLİ VAKA kaşesi basılır.